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ビジネスメールの注意点と敬語の使い方

young asian businesswoman working

事務や経理のアルバイトでは社外の方にメールを送る機会も多いので、きちんとしたビジネスメールを打てることが求められます。
ビジネスメールを打つ時の注意点や敬語の使い方をまとめましたので、ぜひ活用してください。

『書き方』
【件名は分かりやすく】
メールを受け取った相手が一目で内容が分かるような件名にしましょう。
「◯日の会議につきまして」「◯◯の資料をお送りします」など、簡潔にメールの内容を件名で表現します。

【書き出し】
ビジネスメールの書き出しは「お世話になります」で始まります。
続けて「(社名)の◯◯と申します」と社名と自分の名前を名乗るのがマナーです。

【要件が複数ある時】
伝えるべき要件が複数ある場合は、「下記◯点につきまして、ご連絡させていただきます」など最初に件数を伝えると分かりやすいです。
要件ごとに1、2、3と番号を打ってまとめると要件が伝わりやすくなります。

【改行を入れる】
改行なしだと読みづらくなるので、相手のことを考えて読みやすいように改行を入れましょう。
メールでは横に文字が伸びていくので、30文字ぐらいで改行を入れると読みやすくなります。

【署名】
メールの最後に社名、部署名、名前、メールアドレス、電話番号、住所を記載します。

『敬語』
【ご多用のところ恐縮ですが】
「ご多用のところ恐縮ですが」はビジネスメールでよく使われる文言です。
「お忙しいところ恐縮ですが」だと「忙」という字は「心」を「亡くす」と書くので、「ご多用」を使った方が印象が良くなります。

【~していただく存じます】
相手に依頼をしたりお願いをする場合、「~してください」よりも「~していただく存じます」と表現しましょう。

【お礼を申し上げます】
お礼を述べる際、「取り急ぎ、お礼まで」と表現してしまいがちですが、「まずは、お礼を申し上げます」と表現した方が印象が良いです。

【承知しました】
社内の人に対しては「了解しました」でも構いませんが、社外の方に対しては「承知しました」を使う方が良いでしょう。

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